Ventas / Pedidos

Folio de los pedidos

Todos los pedidos usan un solo folio por cuenta con el formato PE-0001. Aplica igual si el pedido se captura en Pedidos, se crea al convertir una cotización o viene del punto de venta. Después de PE-9999 el folio sigue con PE-10000.

Los pedidos capturados antes conservan su folio (por ejemplo OV-0012).

Convertir una cotización en pedido

Al convertir una cotización:

Se crea el pedido con los productos, totales y cliente de la cotización.
Si la cotización viene de una oportunidad del CRM, la oportunidad se marca como ganada (probabilidad 100%).
Una cotización solo se puede convertir una vez. Si lo intentas de nuevo, el sistema muestra el pedido que ya existe.
No se convierte una cotización rechazada, cerrada o vencida, y el descuento de cada línea pasa al pedido como precio neto. Ver la ayuda de Cotizaciones.

Crédito del cliente

En el catálogo de clientes, sección Relación comercial:

Días de crédito: plazo que tiene el cliente para pagar una venta a crédito.
Límite de crédito: monto máximo que el cliente puede deber. Déjalo vacío o en 0 si el cliente no tiene tope.

Pedidos (nueva pantalla)

La nueva pantalla de pedidos tiene lista, tablero por estatus, calendario de entregas, gráfica y pivot. Se activa en Configurar → Pedidos → Pantalla de pedidos (menú de Pedidos). Mientras no se active, Pedidos abre la pantalla de siempre.

Términos del pedido

En la pestaña Términos eliges la sucursal, la ubicación de origen (de dónde sale la mercancía), la lista de precios y la moneda. Si una línea no tiene precio (o tiene 0), se usa el precio de la lista del pedido; si el pedido no tiene lista, la del cliente; si tampoco, la de la sucursal.

La tabla Disponibilidad muestra por producto lo pedido, reservado, surtido y lo disponible en su ubicación. Se actualiza al guardar.

Estatus

Puedes poner a mano En proceso, Entregado o Cancelado. Los estatus Confirmado, Surtido parcial, Surtido y Facturado los asigna el sistema. Un pedido no se borra: se cancela. Las líneas se editan mientras el pedido está En proceso o Confirmado; en Confirmado lo apartado se ajusta al guardar.

Pedidos a crédito

Al elegir Forma de pago: Crédito:

Los días de crédito se toman del cliente y se calcula la fecha de vencimiento.
El pedido no se guarda si el cliente no tiene días de crédito, tiene saldo vencido o el pedido rebasa su límite de crédito. El mensaje dice el motivo.
Un usuario con el permiso Autorizar pedidos a crédito sin crédito disponible ve el botón Autorizar y guardar. Queda registrado quién autorizó y cuándo, y no se vuelve a pedir mientras el total no suba.

El saldo considera las ventas a crédito sin liquidar (punto de venta y pedidos), las facturas a crédito con saldo y los pedidos a crédito confirmados que aún no se venden. En el panel de crédito del pedido, Ver estado de cuenta abre el detalle del cliente.

Confirmar y apartar inventario

Confirmar pedido (pedido En proceso): el pedido pasa a Confirmado y se aparta la mercancía de cada producto en su ubicación (la de la línea o la de origen del pedido). Los servicios no se apartan.
Si no hay suficiente, se aparta lo que haya y el pedido muestra Faltan N piezas por apartar. Cuando entre mercancía usa Reintentar reserva.
Lo apartado ya no se puede vender en el punto de venta ni en otro pedido.
Puedes editar las líneas de un pedido confirmado: al guardar se aparta la diferencia o se libera lo que sobra.
Cancelar pedido libera todo lo apartado. Al marcar el pedido como Entregado (o al darle salida en almacén) también se libera.

Vigencia de lo apartado

Lo apartado vence unos días después de la fecha de entrega (por defecto 3). Al vencer, vuelve a estar disponible y el pedido queda con faltante. Los pedidos sin fecha de entrega no vencen. Los días se cambian en Configurar → Pedidos → Reservas de inventario.

Surtir y facturar

Antes de surtir, elige la caja para ventas de pedido en Configurar → Pedidos → Surtido.
En un pedido Confirmado (o Surtido parcial) usa Surtir: indica cuántas piezas entregas de cada línea (por defecto lo apartado) y, si el pedido es de contado, la forma de cobro. Se registra una venta en la caja de pedidos, se descuenta el inventario y el pedido pasa a Surtido parcial o Surtido.
Los pedidos a crédito generan la venta a crédito del cliente; se abona en Cuentas por cobrar o en el punto de venta.
Puedes surtir en varias entregas. Las ventas aparecen en Ventas del pedido.
Facturar crea la factura con las ventas que aún no están facturadas (puedes facturar entregas parciales). Cuando todo está surtido y facturado, el pedido queda Facturado.
Los productos con número de serie o kits se surten desde el punto de venta.
Si das salida en Almacén a un pedido (destino Embarque), se registra lo surtido y se usa lo apartado; ese pedido se factura por sus líneas.

Cuentas por cobrar

En Pedidos → Cuentas por cobrar ves a los clientes que te deben, con su saldo, lo vencido, los pedidos a crédito comprometidos y el crédito disponible. Usa las vistas Con saldo vencido y Sin crédito disponible, busca por nombre o clave y exporta a Excel o CSV.

Al abrir un cliente ves su estado de cuenta:

Saldo: ventas a crédito sin liquidar y facturas a crédito con saldo. Las facturas hechas desde ventas del punto de venta no se suman otra vez: la deuda se lleva en la venta.
Vencido y Antigüedad de saldos: por vencer, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días. Una venta vence a los días de crédito del cliente; una factura, en su fecha de vencimiento.
Pedidos comprometidos: pedidos a crédito confirmados que aún no se venden. No son deuda, pero restan del crédito disponible.
Documentos con saldo y Movimientos (cargos, abonos y saldo acumulado).
Imprimir abre una versión para imprimir o guardar en PDF.

Registrar un abono

Con el permiso Registrar abonos a ventas a crédito (Cuentas por cobrar), usa Abonar en una venta, escribe el monto, la forma de pago (efectivo, tarjeta o transferencia) y una referencia. El abono no puede ser mayor al saldo. Entra a la caja de la venta, igual que un abono hecho en el punto de venta, y la venta queda liquidada al llegar a cero.

Los cobros de facturas se registran en Facturación; Ver factura te lleva a ella.